Quelle: kfo.info 5/2011 Seite 54-56

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Der Einsatz eines Qualitätsmanagementsystems ist seit Januar dieses Jahres gesetzliche Pflicht. Der BDK sah und sieht es als eine seiner Serviceaufgaben an, seinen Mitgliedern ein rechtssicheres, modernes und effizientes QM-System mit anbieten zu können. Doch QM hat im BDK bereits Geschichte...

Bereits im Jahr 2005 hat der BDK eine Offensive zum Thema Qualitätsmanagement gestartet. Ursprünglich wurde der Ansatz verfolgt, ein bestehendes System für Zahnärzte auf die spezifischen Belange der Kieferorthopäden anzupassen. Etwa 120 Praxen haben sich bundesweit für diese Lösung namens „PUQ Kieferorthopädie BDK“ entschieden und wertvolles Feedback in Form von Lob aber auch Kritik und konkreten Entwicklungswünschen gegeben.

Die Arbeitsabläufe, die in ehrenamtlicher Arbeit durch die drei Referenzpraxen Dr. Blum, Dr. Mindermann und Dr. Pfleiderer & Steding in Zusammenarbeit mit Herrn Häckelmann beschrieben wurden, bilden auch heute noch die fachliche Basis. Es wurde aber schnell deutlich, dass QM mehr als eine Sammlung von Dokumenten sein muss, um praxistauglich zu sein.

Softwareseitig ist ein einfach zu bedienendes, komfortables Dokumenten- und Aufgabenmanagement unabdingbar, um den allseits geforderten kontinuierlichen Verbesserungsprozess am Leben zu halten. Genauso wichtig ist aber auch ein umfassender Service, durch den die Praxen während der Einführung und des laufendes Betriebs entlastet werden. Dazu zählen neben dem üblichen Fortbildungs- und Betreuungsangebot insbesondere die regelmäßige Recherche der gesetzlichen Bestimmungen und die Ableitung KFO-spezifischer Inhalte.

Vor diesem Hintergrund hat Herr Häckelmann 2009 die Firma MIND-QM gegründet. Neben einer Rundumerneuerung der bereits bestehenden Inhalte entwickelte er mit mehreren Programmierern eine eigene modular aufgebaute Softwarelösung. Je nach individueller Zielsetzung werden speziell ausgeprägte Inhalte und Funktionen angeboten. MIND-QM hat drei verschiedene Anforderungsprofile identifiziert, die durch entsprechende Ausbaustufen abgedeckt werden.

Die Basissoftware, der MIND-QM manager, liegt inzwischen in der Version 3.1 vor und zeigt sich in professionellem Gewand. Auf der DGKFO-Jahrestagung konnten sich Kieferorthopäden informieren wie sie damit einfach, schnell und sicher ihre individuelle QM-Lösung aufbauen und einen Nutzen für die Praxis daraus ziehen können.

Neben der Verlosung eines iPad 2 weckten bei den Messebesuchern das erweitere Aufgabencockpit und das neu gestaltete Themencockpit besonderes Interesse. Damit wird das Praxisteam in die Lage versetzt, die mit der gesamten Praxisorganisation verbundenen Aufgaben sowie die Dokumentenlenkung effizient zu bearbeiten. Der Praxisinhaber kann außerdem auf einen Blick sehen, wo Handlungsbedarf besteht, weil Termine überschritten bzw. offene Punkte nicht bearbeitet wurden. Eine konfigurierbare Erinnerungsfunktion, die unabhängig von MIND-QM läuft, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Aufgaben tatsächlich termingerecht erledigt werden.

Als große Hilfe für die Qualitätsmanagementbeauftragte wird das Wordmodul gesehen. Damit sind wesentliche Funktionen für die Pflege und Verwaltung von QM-Dokumenten direkt in der gewohnten Office-Arbeitsumgebung verfügbar. Die Unterstützung reicht von der Erstellung neuer Dokumente über Komfortfunktionen zur Gestaltung von Prozessen und Formularen bis zur automatisierten Anpassung der Kopf- und Fußzeilen im Sinne des spezifischen Corporate Designs. Ein Highlight ist die vollautomatische Verlinkung von Dokumenten. Wenn in einem Prozess beispielweise ein Formular als Arbeitsgrundlage aufgeführt ist, kann dieses dank der integrierten Volltextsuchmaschine auf Knopfdruck geöffnet werden, ohne dass jemand dazu manuell eine Verlinkung eingebaut hat. Wer einmal solche sogenannten Hyperlinks pflegen musste, weiß zu schätzen, dass diese Arbeit mit MIND-QM komplett entfällt.

Weitere Module, durch die Praxisinhaber und Praxisteam entlastet werden, sind bereits konzipiert und werden in die zukünftige Entwicklung einfließen. Dadurch, dass MIND-QM immer ein offenes Ohr für Anregungen und Verbesserungsvorschläge aus der Praxis hat, fühlen sich die Anwender verstanden. QM kann tatsächlich so einfach sein.